7+1 Tipps: Als Steuerkanzlei Mandanten begeistern!

Kann man mit Rechnungen Mandanten begeistern?

Wenn Steuerberater ihre Jahresrechnungen an Mandanten verschicken, erwarten sie selten Begeisterung. Im Gegenteil: Viele wälzen ihr eigenes Gewissen angesichts hoher Rechnungsbeträge. Wie werden die geschätzten Mandanten wohl reagieren?

Egal ob Steuerberater ihre Leistungen über Prozente, per Pauschale, nach Stundensatz oder auf Basis eines Steuerberatungsvertrages verrechnen – die Angemessenheit der Kosten kann nur bewertet werden, wenn man die Leistungen der Kanzlei und die Nutzen für Mandanten gegenüber stellt. Konkret: Ob 5.000 € Steuerberater Kosten viel oder wenig sind, kann ein Mandant nur dann fair bewerten, wenn er weiß, welchen Nutzen er dafür erhalten hat.

Die meisten Steuerberater weisen ihre Kosten nur nach erbrachten Leistungen aus. Üblicherweise sind das die Erstellung eines Jahresabschlusses, Lohnabrechnungen oder Beratungsstunden. Aber die meisten vergessen den Ausweis der Nutzen, die diese Leistungen für ihre Mandanten stiften. Und genau daran sind Mandanten am allermeisten interessiert.

Geschäftsbasis für Steuerberater ist das komplexe deutsche Steuersystem. Die Folge: Die meisten Mandanten können (oder wollen) nicht ohne Steuerberater auskommen. Manche prüfen zwar Kosten mit Online-Rechnern.

Am Ende ordnen die meisten Mandanten die Kosten aber als ungeliebte Notwendigkeit ein: Man muss für Steuerberatung bezahlen, weil man sie braucht und man das selber nicht leisten kann.

Die Bewertung könnte viel positiver ausfallen, wenn Steuerberater neben den Kosten auch die Nutzen ihrer Arbeit herausstellten. Möglicherweise ließen sich Mandanten sogar begeistern mit einem Begleitschreiben zur jährlichen Rechnung, das ihnen vor Augen führt, von welchen Benefits sie im Laufe des Jahres profitieren.

In der Folge haben wir 7+1 Nutzen der Arbeit einer Steuerkanzlei zusammengetragen, mit der Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Mandanten begeistern, mindestens aber Verständnis schaffen.

Tipp 1: Mandanten begeistern mit Steueroptimierung!

Steueroptimierungen können nicht nur finanzielle Belastungen minimieren, sondern auch rechtliche Risiken mindern und unerwartete Chancen eröffnen. Sie sichern nicht nur finanzielle Vorteile, sondern stärken auch langfristig die wirtschaftliche Stärke und Wettbewerbsfähigkeit der Mandanten. Aktuelle Beispiele für Benefits von Steueroptimierungen sind:

• Die Nutzung von Vorteilen einer stringent nachhaltigen Unternehmensführung mit gleichzeitiger Steuerersparnis.
• Die Nutzung von Anreizen für regionale Investitionen bei der Expansion des Unternehmens in neue Regionen.
• Steuerersparnisse durch Berücksichtigung von Spezialregelungen für Kleinunternehmen oder für grenzüberschreitende Dienstleistungen.

Tipp 2: Mandanten begeistern dank Compliance & Rechtssicherheit!

Compliance und Rechtssicherheit zu wahren in einer sich ständig verändernden Rechtslandschaft, ist eine große und wichtige Herausforderung für Unternehmen. Der Steuerberater kann Unternehmen u.a. bei folgenden Themen unterstützen:

• Die präzise Einhaltung aktueller Steuervorschriften minimiert rechtliche Risiken der Mandanten.
• Eine regelmäßige Überprüfung von Buchführung und Finanzberichten nach den jeweils aktuellen steuerlichen Anforderungen fördern Rechtssicherheit für Mandanten und lassen sie ruhiger schlafen.
• Die Beratung der Mandanten zu steuerlichen Gesetzesänderungen samt deren vollständiger und rechtssicherer Dokumentation bedient eine wichtige Anforderung von Compliance. Eine Sorge weniger für Mandanten!

Tipp 3: Mandanten begeistern mit individueller Beratung!

Guter Rat mag manchmal teuer erscheinen, ist aber meist wesentlich günstiger als die Folgekosten von Fehlern, Versäumnissen oder verpassten Chancen. Langjährige Steuerberater haben profunde Kenntnisse vom Unternehmen und bieten sich u.a. für folgende Beratungsleistungen an:

• Analyse der spezifischen Geschäftssituation der Mandanten und daraus eine maßgeschneiderte Steuerstrategie zu entwickeln für individuelle finanzielle Ziele des Mandanten.
• Analyse der persönlichen finanziellen Situation der Mandanten und daraus eine optimale Einkommens- und Vermögensstruktur zu entwickeln. Gut zu wissen, wenn sich jemand ums Geld kümmert.
• Laufendes Monitoring von Unternehmenszielen und Branchenentwicklung, um sich steuerliche Chancen für die Mandanten zu identifizieren und nutzen zu können. Bloß kein Steuerschlupfloch verpassen!

Tipp 4: Mandanten begeistern mit Risikomanagement!

Für Unternehmen einer gewissen Größe oder in regulierten Branchen oder mit Börsennotierung greift eine gesetzliche Pflicht für ein Risikomanagementsystem. Die folgenden Beispiele zeigen, dass es sich für jeden Unternehmer lohnen kann, mit Hilfe eines Steuerberaters Risiken frühzeitig zu identifizieren:

• Neue Gesetze oder politische Ziele wie die wachsende Bedeutung nachhaltiger Unternehmensführung. Auch das Wachstumschancengesetz birgt Anreize für Unternehmer. Mandanten können Wettbewerbsvorteile erzielen, wenn sie ihr Unternehmen frühzeitig auf diese Veränderungen ausrichten.
• Veränderung externer Faktoren: Die Pandemie, der Krieg in der Ukraine, der Anstieg von Zinsen oder Energiepreisen sind jüngste Beispiele für unerwartete Risiken, die sich erheblich auf Führung, Alltag, Geschäftsbeziehungen oder Erfolgschancen vieler Unternehmen auswirken.
• Monitoring von Steuerlast und Unternehmensstruktur: Mit Hilfe eines Steuerberaters können Sie Vorauszahlungen für Steuern anpassen und Risiken unerwarteter Steuerzahlungen minimieren. Im Dialog mit dem Steuerberater können Risiken sichtbar werden, die sich mit einer Anpassung der Unternehmensstruktur auffangen lassen.

Tipp 5: Mandanten begeistern mit Finanzplanung und -optimierung!

Dynamik und Agilität des Geschäftsumfelds der Mandanten sollten sich auch in Planung und Controlling von deren finanziellen Ziele widerspiegeln. Der Steuerberater begleiten Unternehmer bei der Planung dieser Ziele und deren laufender Optimierung u.a. bei folgenden Aufgaben:

• Steuerberater entwickeln individuelle Steuerstrategien, um Einkommen und Vermögen effizient zu strukturieren.
• Steuerberater behalten gewichtige Faktoren im Auge wie Kostenmanagement, Investitionsplanung und Nutzung steuerlicher Vergünstigungen. Für Mandanten ist dieses Monitoring sehr wertvoll.
• Steuerberater koordinieren unterschiedliche Zielsetzungen wie Altersvorsorge, Vermögensaufbau oder Unternehmenswachstum.

Die nächsten beiden Benefits gelten spätestens 2024 als conditio sine qua non. Es sind unabdingbare Voraussetzungen für jede Steuerkanzlei, die sich zukünftig qualifizieren will für das Relevant Set von Mandanten und wettbewerbsfähig bleiben will.

Tipp 6: Mandanten begeistern dank effizienter, digitaler Prozesse!

Moderne Technologien, digitale Prozesse für Datenmanagement oder Kommunikation – all das gibt es auch für Steuerkanzleien. Mandanten suchen keine Steuerberater, die viele Stunden arbeiten. Sie schätzen Steuerberater, die effizient arbeiten und Vorteile schaffen. Zu diesem Ziel der Effizienz können Mandanten können.

• Laden Sie Mandanten ein, Teil des digitalen Kreislaufs zu werden. Solange irgendwo noch eine analoge Ampel steht, stockt dort der Verkehr – und kostet Zeit, Geld und Nerven. Die Zeit des Belege Sortierens ist vorbei.
• Prüfen Sie mit Kennzahlen, wie der Einsatz digitaler Prozesse Lohnabrechnungen, Buchhaltung oder Jahresabschluss schneller und stabiler macht. Ihre Benchmark ist die Bestmarke!
• Investieren Sie in digital fitte Mitarbeiter! Wenn die Arbeit mit digitalen Prozessen nicht effizienter wird, liegt es höchster Wahrscheinlichkeit nicht an der Technik. Mandanten freuen sich über kompetente Mitarbeiter, die ihnen weiterhelfen können und bei Nachfragen firm sind.

Tipp 7: Mandanten begeistern mit transparenter Kostenstruktur!

Es ist wie bei allen Rechnungen: Wenn ein Mandant weiß und versteht, wofür er bezahlt, erhöht das Akzeptanz und Vertrauen. Folgende Maßnahmen böten sich dafür an:

• Auf der Rechnung einer Steuerkanzlei darf klar verständlich und nachvollziehbar sein, wofür die Steuerberater Kosten anfallen. Größere Posten vertragen eine ausführliche Erklärung.
• Gebührenregelungen können offen kommuniziert werden bzw. proaktiv bereitgestellt werden. Liegt der Rechnung eine Pauschalvereinbarung oder ein Steuerberatungsvertrag zugrunde, darf die Rechnung darauf Bezug nehmen.
• Schaffen Sie eine persönliche Bezugsebene! Wer hat für den Mandanten gearbeitet bei welchen Leistungen? Vertrauten Personen sieht man eher nach als Rechnungsposten.

Mit einem Ausweis dieser oder vergleichbarer Nutzen in einem Begleitschreiben fördern Sie auch die Reputation Ihrer Kanzlei.
Doch wer erstellt dieses Begleitschreiben? Idealerweise ein Mitarbeiter, der den Mandanten im Alltag eng begleitet. Diese Mitarbeiter haben meist nicht ausreichend Zeit, Muse oder Knowhow, derartige Schreiben zu erstellen. An dieser Stelle können KI-Anwendungen sehr hilfreich sein.

Bonus Tipp 7+1: Mandanten begeistern – KI-Anwendungen nutzen!

Nehmen wir den fiktiven Fall eines Mandanten mit einem mittelständischen Unternehmen. Die Jahresrechnung der Steuerkanzlei umfasst Posten zu Jahresabschluss, Lohnabrechnung, Umsatzsteueroptimierung und Beratungsleistungen im Rahmen einer Umstrukturierung.

So könnte ein KI-generierter Begleitbrief zur Rechnung aussehen:

Sehr geehrter Mandant,

Wir hoffen, diese Zeilen erreichen Sie wohlauf. Im Anhang finden Sie unsere Rechnung für die erbrachten Dienstleistungen im abgelaufenen Jahr. Wir dürfen diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen einen Überblick über die größten realisierten Vorteile zu geben:

1. Steueroptimierungen in Höhe von ca. 5000 €
Durch steuerliche Maßnahmen konnten wir Ihre Steuerlast um ca. 5.000 € reduzieren. Dieser Vorteil macht sich im Jahresabschluss und bei der Umsatzsteuer bemerkbar. Es ist stets unser Ziel, Ihre finanzielle Belastung zu minimieren und die steuerlichen Vorteile optimal auszuschöpfen.

2. Effizienzsteigerungen in der Lohnabrechnung (10 auf 7 Minuten):
Dank unserer zunehmend digitalen Prozesse konnten wir die Effizienz bei der Lohnabrechnung von 10 Minuten auf 7 Minuten pro Abrechnung verbessern. Für die gleiche Zahl von Lohnabrechnungen brauchen wir 30% weniger Zeit.

3. Weichen für weiteres Wachstum gestellt:
Mit der im Mai durchgeführten Umstrukturierung haben wir mit Ihnen zusammen die Weichen gestellt für Expansion und gleichzeitig Risiken identifiziert. Wir können sicher und mit Volldampf ins nächste Jahr starten.

Wir bedanken uns herzlich für Ihr Vertrauen und die hervorragende, langjährige Zusammenarbeit. Bei Rückfragen zur Rechnung oder zu unseren Leistungen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team der Steuerkanzlei

Fazit: Auch Rechnungen können Mandanten begeistern

Eine Rechnungsstellung mit Begleitschreiben und Ausweis der Benefits kann zu einem starken Argument für eine Steuerkanzlei werden und im Nachgang viele Diskussionen und Nachfragen ersparen.

Von den oben aufgeführten Nutzen können Sie einzelne Bausteine auswählen. Sie können zusätzliche Argumente formulieren. Sie können Mandanten- oder branchenspezifische Nutzen ergänzen. Entscheidend ist, dass Sie die Nutzen kommunizieren an Ihre Mandanten.

Mit KI-Anwendungen kann jeder Ihrer Mitarbeiter ein derartiges Schreiben vorbereiten und der Rechnung beilegen. Partner, die die Rechnung unterzeichnen, können den Brief fein justieren und weitere persönliche Noten einarbeiten. Am Ende erzeugen Sie womöglich Begeisterung bei Ihren Mandanten. Und das mit einer Rechnung…